Lista obecności nie zawsze jest kartą ewidencji czasu pracy.
Lista obecności pracowników w pracy co prawda nie jest obowiązkowa, jednak pracodawcy w dalszym ciągu często z niej korzystają. Można ją zatem traktować jako uzupełnienie ewidencji czasu pracy.
Jak zliczać czas pracy pracowników?
Zgodnie z art. 149 Kodeksu Pracy: „Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”. Kwestię tę nieco szerzej traktuje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Dokument ten nie wspomina o listach obecności, ale o kartach ewidencji – już tak.
Głównym zadaniem kart ewidencyjnych jest wykazywanie przepracowanego czasu w poszczególnych dobach. Obejmuje to swoim zakresem również niedziele i święta, porę nocną, godziny nadliczbowe oraz pracę w trakcie dni od pracy wolnych, które wynikają z przeciętnie pięciodniowego tygodnia roboczego. Ewidencja uwzględniać musi również wszelkie dyżury, urlopy, zwolnienia oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Załącznikiem do karty powinny być też wszystkie wnioski o udzielenie urlopu czy czasu wolnego w zamian za nadgodziny.
Karty muszą być zakładane i prowadzone odrębnie dla każdego z zatrudnionych pracowników.
Karta ewidencji to nie lista obecności
Inaczej jest już z listami obecności. Ich głównym celem jest potwierdzenie przez pracownika faktu przyjścia do pracy oraz wyjścia z niej w danym dniu. W podstawowej wersji lista nie podaje więc liczby przepracowanych godzin, do ewidencjonowania których zobowiązani są Kodeksem Pracy oraz Rozporządzeniem pracodawcy. Ustawodawca nie narzuca jednak wzoru ani listy obecności, ani karty ewidencji czasu pracy. Jeżeli więc lista zostanie poszerzona o takie informacje, jak liczba godzin pracy w danym dniu, może pełnić również funkcję karty ewidencji. Z kolei w rozbudowanej karcie ewidencji potwierdzać można też sam fakt obecności w zakładzie pracy.
Ta dowolność pozwala pracodawcom na samodzielny wybór formy rejestracji czasu pracy w swojej firmie. Karty ewidencji i listy obecności prowadzone mogą być tradycyjnie, papierowo, albo nowocześnie – mogą być generowane dzięki danym zebranym przez technologie zbliżeniowe, biometryczne lub aplikacje mobilne (jak inEwi.pl). Warto zatem sprawdzić, jak działa elektroniczna ewidencja czasu pracy – może być to sposób na realne usprawnienie działań (m.in. kadrowo-płacowych) przedsiębiorstwa.
