Archiwizacja i przechowywanie dokumentów to jeden z obowiązków firm. Aby odpowiednio przechowywać dokumenty trzeba znać odpowiednie przepisy i zasady ich przechowywania. Jak również w odpowiednim czasie pozbywać się nieaktualnych i niepotrzebnych już dokumentów, aby minimalizować ich ilość. Ważna jest również optymalizacja przechowywania dokumentów, w tym celu można przechowywać dokumentację w formie elektronicznej lub powierzyć przechowywanie dokumentów firmie zewnętrznej.
Jak długo należy przechowywać dokumenty w przedsiębiorstwie
Okres czasu w jakim mają być przechowywane dokumenty zależy od ich rodzaju
Faktury, rachunki, rejestry, księgi podatkowe, sprawozdania finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne czyli wszelkiego rodzaju dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat od roku, w którym został zapłacony za nie podatek. Ze względu na to należy je archiwizować według lat podatkowych.
Dokumenty dotyczące rozliczeń oraz zgłoszeń do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych również wynoszą 5 lat, jeśli jednak dokumenty powstały przed 2012 r. obowiązuje 10-letni okres ich przechowywania.
Akta pracownicze czyli karty wynagrodzeń, akta osobowe, ewidencje czasu pracy itp. należy przechowywać, aż 50 lat. Czas przechowywania liczony jest od ostatniego roku pracy danego pracownika. Przepis ten został zmieniony i dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania będzie wynosił 10 lat. Natomiast dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2019 r., również możliwe będzie skrócenie czasu przechowywania ich dokumentacji do 10 lat. Natomiast dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. okres czasu nie zmieni się.
Przechowywanie dokumentów w przedsiębiorstwach przez odpowiedni czas jest ważne ze względu na przestrzeganie przepisów oraz możliwość kontroli danej firmy. Z dokumentów korzysta się również w momencie obliczania podstawy emerytur oraz rent.
Przechowywanie dokumentów – zasady
Wszyscy przedsiębiorcy powinni przechowywać dokumenty zgodnie z przepisami oraz zapewniać odpowiednie warunki dzięki którym zostaną one zabezpieczone przed zniszczeniem czy też zgubieniem. Przepisy, w których zostały określone wymogi odnośnie przechowywania dokumentacji oraz prowadzenia archiwum można znaleźć w ustawie Ordynacja podatkowa z 29 sierpnia 1997 roku oraz w Ustawie o rachunkowości z 29 września 1994 roku. Zanim dokumenty trafią do archiwum powinny być odpowiednio posegregowane oraz sklasyfikowane. Powinny być one również ułożonej w kolejności chronologicznej w opisanych teczkach lub segregatorach. Należy również pamiętać aby dokumenty, które uległy przedawnieniu na bieżąco utylizować aby zaoszczędzić miejsce. Należy również pamiętać, aby archiwum było odpowiednio klimatyzowane oraz zabezpieczone przed pożarem.
Przechowywanie dokumentów powinno odbywać się poprzez wykwalifikowaną osobę lub może zostać zlecone firmie zewnętrznej i odbywać się wtedy w obiekcie poza siedzibą firmy. Jeśli dokumentacja musi być przechowywana na terenie zakładu pracy jest możliwość przeszkolenia pracowników oraz wdrożenia odpowiednich metod optymalizacji archiwizacji przez pracowników firmy zewnętrznej.
Optymalizacja przechowywania dokumentacji
Aby zmniejszyć powierzchnię magazynów oraz łatwiej znaleźć przechowywane dokumenty warto również pomyśleć o coraz popularniejszym archiwum cyfrowym. Dzięki niemu na pewno uda się zmniejszyć koszty, dbać o bezpieczeństwo i uporządkowanie dokumentacji, jak również mieć dostęp do archiwum w każdym miejscu i o każdej godzinie. Należy również pamiętać, że dla dokumentów w takiej formie należy tworzyć kopie zapasowe. Należy również posiadać odpowiednie systemy zabezpieczeń, aby zmniejszyć ryzyko utraty danych lub ich pozyskania przez nieupoważnione osoby.
Kolejnym sposobem optymalizacji jest powierzenie archiwizacji firmie zewnętrznej, dzięki czemu nie mamy problemu ze znalezieniem miejsca na archiwizowane dokumenty, nie musimy zatrudniać dodatkowych pracowników do obsługi archiwum oraz dbać o ich skanowanie czy też utylizację w odpowiednim czasie. Korzystając z oferty firm zewnętrznych nie musimy posiadać miejsca na przechowywanie dokumentów, zakupywać niszczarki do ich utylizacji oraz ponosić kosztów energii elektrycznej i wywozu makulatury przez firmę komunalną.
Podsumowując, archiwizacja powinna odbywać się przez upoważnionych i przeszkolonych w tym celu pracowników oraz zgodnie z zasadami RODO. Dokumenty powinny być przechowywane przez określony czas, zgodny z przepisami. Przechowywanie dokumentów powinno odbywać się w warunkach, które zabezpieczają je przed zniszczeniem lub utratą. Jeśli firma nie posiada miejsca do magazynowania dokumentacji lub chce ograniczyć koszty archiwizacji, zakupu sprzętu oraz zatrudnienia pracowników do obsługi archiwum powinna rozważyć zlecenie archiwizacji firmie zewnętrznej, która zajmie się tym w profesjonalny sposób. Dzięki zleceniu archiwizacji podmiotom zewnętrznym powinny zmniejszyć się jej koszty od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu procent.
