Prowadzenie działalności gospodarczej zawsze związane jest z gromadzeniem dokumentów. Bez tego nie da się sprawnie zarządzać procesami zachodzącymi w firmie, obsługiwać klientów oraz, w razie kontroli, przedstawić instytucji kontrolującej żądanych akt.
Prowadzenie działalności gospodarczej zawsze związane jest z gromadzeniem dokumentów. Bez tego nie da się sprawnie zarządzać procesami zachodzącymi w firmie, obsługiwać klientów oraz, w razie kontroli, przedstawić instytucji kontrolującej żądanych akt.
Przechowywanie dokumentów – jakiego typu akta gromadzone są w firmie?
W firmowych zbiorach można znaleźć różne kategorie akt. Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania m.in. dokumentów ZUS. W tej grupie znaleźć można np. deklaracje rozliczeniowe oraz miesięczne raporty. Okres przechowywania takich dokumentów wynosi najczęściej pięć lat (warto zaznajomić się wyjątkami od tej reguły). Przez ten sam czas należy zachować dokumentację podatkową (dokładnie: pięć lat od końca roku, w którym nastąpiła płatność zobowiązania płatniczego). Akta zawierające dane osobowe pracownika jeszcze do niedawna przedsiębiorca mógł przechowywać przez pięćdziesiąt lat od daty wygaśnięcia stosunku pracy. Po znowelizowaniu Kodeksu Pracy w 2019 okres ten aktualnie wynosi dziesięć lat. Przedsiębiorca musi pod groźbą kary finansowej przestrzegać tych terminów.
Na czym polega bezpieczne przechowywanie dokumentów?
Należyta ochrona dokumentacji firmowej to obowiązek, który spoczywa na administratorze informacji, czyli na przedsiębiorcy. Wśród umów, faktur, deklaracji itp. znaleźć można nie tylko dane osobowe klientów i kontrahentów, ale też wrażliwe dane dotyczące sposobu działania firmy i jej know-how. Bezpieczeństwo akt powinno więc podwójnie leżeć w interesie właściciela przedsiębiorstwa. Z jednej strony zabezpieczenie danych osobowych klientów uchroni go przed ewentualnymi karami związanymi z łamaniem RODO (te mogą być bardzo wysokie). Z drugiej pozwoli zabezpieczyć firmowe sekrety. Bezpieczne przechowywanie dokumentów polega na ochronie ich przed:
- nieupoważnionym rozpowszechnianiem;
- zniszczeniem;
- uszkodzeniem;
- zmianami;
- dezintegracją;
- jakimkolwiek innymi działaniami, prowadzonymi przez nieupoważnioną osobę.
Bezpieczeństwo przechowywania dokumentacji dotyczy również uchronienia jej przed jakimkolwiek zagubieniem. Chaos wśród akt sprzyja sytuacjom, w których z niewiadomego powodu nie możemy odnaleźć np. interesującej nas faktury. Ważne, aby określić dokładnie, gdzie będą przechowywane dokumenty. W niektórych, jednoosobowych firmach wystarczy na ten cel przeznaczyć jedną szafkę. W innych przedsiębiorstwach na archiwa przeznacza się całe pomieszczenia. Jeśli zależy nam na przechowywaniu dokumentów w taki sposób, aby w każdej chwili można było zyskać dostęp do wybranych akt, powinniśmy zadbać o archiwizację.
Dlaczego warto skorzystać z zewnętrznej usługi przechowywania dokumentów?
Niezapowiedziana kontrola z urzędu może być ogromnym stresem. Nie musi jednak do niej dojść, aby przedsiębiorca czuł związany z taką ewentualnością dyskomfort. Świadomość, że dokumentacja jest źle uporządkowana lub przechowywana w sposób, który negatywnie wpływa na jej kondycję, przekłada się na codzienny brak poczucia bezpieczeństwa. W której szafce znajduje się dany dokument? W jakiej teczce można znaleźć fakturę, której żąda audytor? Czy konkretny dokument został zagubiony, czy może warto go szukać dalej? Takie pytania absolutnie nie powinny pojawiać się podczas kontroli. Korzystanie z usług firmy zajmującej się przechowywaniem dokumentów pozwala zapobiec tego typu nieprzyjemnym i ryzykownym (również finansowo) sytuacjom. Profesjonalne przedsiębiorstwa zapewniają dokumentacji optymalne warunki, które obejmują też odpowiednie parametry dotyczące temperatury i wilgotności.
Nawet jeśli dokumenty przechowywane będą w bezpiecznych warunkach, nie zapewni to łatwości korzystania ze zgromadzonych akt. To będzie możliwe dopiero, gdy zostanie przeprowadzona rzetelna archiwizacja. Firmy oferujące przechowywane dokumentów w swojej ofercie często mają też usługę archiwizacji. Dzięki niej przedsiębiorca może upiec dwie pieczenie na jednym ogniu – uporządkować akta oraz zapewnić im bezpieczne warunki i należytą ochronę.
Przechowywanie dokumentów w profesjonalnej firmie zewnętrznej to nie tylko bezpieczeństwo. Oczywiście, takie obiekty są w stanie zapewnić wysokie standardy ochrony. Na tym jednak zalety korzystania z takiej usługi się nie kończą. Warto bowiem wspomnieć jeszcze o oszczędności miejsca. Niektóre firmy nie chcą płacić większego czynszu tylko po to, żeby zapewnić miejsce swojej dokumentacji. Piętrzące się kartony, wypełnione po brzegi regały i szafki zajmujące praktycznie każdą wolną przestrzeń – takie warunki pracy są uciążliwe, nie sprzyjają skupieniu oraz nie pozwalają na sprawne korzystanie ze zgromadzonych akt. Ekoakta i inne firmy o podobnym profilu działalności skutecznie pomagają przedsiębiorcom zażegnać ten problem. Współpraca z zewnętrznym usługodawcą jest bardziej opłacalna niż inwestycja w większe biuro oraz zdecydowanie mniej kłopotliwa (brak konieczności przeprowadzki).
Przechowywanie dokumentów nie powinno powodować dyskomfortu ani u pracowników, ani u właściciela firmy. Zdanie się na pomoc z zewnątrz może znacznie ułatwić pracę przedsiębiorcy i zatrudnionym osobom oraz wyraźnie zwiększyć komfort psychiczny związany z ewentualną kontrolą.
