Przechowywanie dokumentów tylko pozornie jest prostą, nieangażującą czynnością. W rzeczywistości, aby proces ten przebiegał zgodne z prawem, przedsiębiorca musi się stosować do szeregu zasad. Niektóre bardzo jasno precyzuje obowiązujące prawo. W innych przypadkach (RODO), firma ma pewną wolność wyboru odpowiednich metod zabezpieczenia dokumentacji.
Przechowywanie dokumentów tylko pozornie jest prostą, nieangażującą czynnością. W rzeczywistości, aby proces ten przebiegał zgodne z prawem, przedsiębiorca musi się stosować do szeregu zasad. Niektóre bardzo jasno precyzuje obowiązujące prawo. W innych przypadkach (RODO), firma ma pewną wolność wyboru odpowiednich metod zabezpieczenia dokumentacji.
Przestrzeganie zasad bezpieczeństwa
Przechowywanie dokumentów to czynność bardziej skomplikowana, niż mogłoby się wydawać. Ten proces nie polega bowiem tylko na składowaniu dokumentacji. Akta używane na bieżąco oraz takie, które spoczywają w archiwum, zawierają cenne informacje, toteż ich przetrzymywanie zawsze powinno iść w parze z przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa. W firmie można wyróżnić różnego typu dokumentację. Część akt dotyczy kondycji przedsiębiorstwa, sekretnych receptur, know-how i innych kwestii, którymi właściciel firmy, dla dobra działalności, absolutnie nie chciałby się dzielić. Oprócz tego w grę wchodzą również dokumenty, sporządzane i wykorzystywane podczas współpracy z klientami, partnerami i kontrahentami. Te dane również powinny być pilnie strzeżone. RODO, obowiązujące od 25 maja 2018, nakłada na przedsiębiorstwo obowiązek dostosowania ochrony danych do nowych wytycznych.
RODO nakazuje, aby przechowywanie dokumentów odbywało się w warunkach, w których podmioty nieupoważnione nie będą mogły przetworzyć tych informacji. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien zadbać o konkretne rozwiązania, dopasowane indywidualnie do charakteru działalności firmy. Jako że rozporządzenie nie określa uniwersalnych metod zabezpieczenia danych osobowych, konieczne jest samodzielne przeprowadzenie analizy ryzyka, a następnie, wdrożenie na jej podstawie adekwatnych sposobów wzmocnienia ochrony. Przez to, że jest to sprawa bardzo indywidualna, niektóre firmy poprzestają na zakupie solidnych regałów i szaf zamykanych na klucz lub zabezpieczonych kodem. Inne z kolei decydują się np. na zaawansowane systemy antywłamaniowe, ochronę przeciwpowodziową i przeciwpożarową. Jeszcze inne wybierają przechowywanie dokumentów w zewnętrznych obiektach, którymi dysponują profesjonalne firmy, takie jak np. Ekoakta.
Jak podają statystyki, aż 70 procent istotnych dokumentów firmowych to dokumenty papierowe. Podczas zwykłego dnia pracy przeciętnej firmy przez biurka przewijają się ogromne ilości akt, które winny być szczególnie chronione, bo zawierają dane poufne. Po zakończeniu pracy absolutnie nie powinny one pozostawać w miejscu dostępnym dla nieupoważnionych podmiotów. Aby przeciwdziałać takim sytuacjom, warto wprowadzić praktykę czystego biurka. Polega ona na tym, żeby każda zatrudniona osoba w rozsądny sposób obchodziła się z używaną dokumentacja. W grę nie może wiec wchodzić pozostawianie jej bez nadzoru, gdy pracownik na dłużej opuszcza stanowisko lub kończy zmianę i idzie do domu. Akta powinny być zamykane w bezpiecznych miejscach – w szafkach i regałach.
Przestrzeganie terminów związanych z przechowywaniem dokumentów firmowych
Dokumentacja powinna być przechowywana zgodnie z okresem, który wyznaczany jest ustawowo. Jeśli przedsiębiorca zbyt szybko wyrzuci/zutylizuje dokumentację, mogą czekać go pieniężne kary. W takiej sytuacji w razie zewnętrznej kontroli nie będzie on w stanie przedstawić wymaganych akt. Przechowywanie danych dłużej, niż jest to niezbędne, również jest zabronione. Funkcjonowanie dokumentacji należy więc zamknąć w określonych widełkach. Dokumentację ZUS należy przechowywać zazwyczaj przez pięć lat (dotyczy to przechowywania dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych, korygujących i raportów imiennych). Z kolei zgłoszenia ZUS IWA powinno się przechowywać przez okres dziesięciu lat od daty przekazania ich do ZUS. Dokumentacji podatkowej dotyczy pięcioletni okres przechowywania; liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym wypadł termin płatności podatku. Wraz z początkiem roku 2019 miały miejsce wyraźne zmiany dotyczące przechowywania dokumentów pracowniczych, a więc:
- list płac;
- kart wynagrodzeń;
- innych dowodów, niezbędnych do ustalenia wymiaru emerytury.
Do 31 grudnia pracodawcę obowiązywał pięćdziesięcioletni okres przechowywania dokumentów. Obecnie akta pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 przetrzymuje się jedynie 10 lat.
Wraz z upływem terminu przechowywania, przedsiębiorca zobowiązany jest do trwałego i niezwłocznego usunięcia dokumentacji. Aby ułatwić ogół procesów związanych z zarządzaniem aktami, firmy nierzadko decydują się na pomoc z zewnątrz. Wyspecjalizowani usługodawcy są doskonale przygotowani do przechowywania dokumentacji papierowej i elektronicznej. Dysponują pomieszczeniami o odpowiedniej wilgotności i temperaturze. W kontekście bezpieczeństwa dużą rolę odgrywa również nowoczesna infrastruktura. Pewne typy zabezpieczeń są na tyle kosztowne, że firmy wolą przechowywanie dokumentów oddelegować na zewnątrz, niż inwestować pokaźne sumy w doposażanie swojego biura w ochronę antywłamaniową, przeciwpowodziową i przeciwpożarową.
