Outsourcing usług księgowych to idealne rozwiązanie dla firm, które nie posiadają własnej księgowości wewnętrznej. Usługa polega na powierzeniu sprawowania kontroli nad księgami rachunkowymi i podatkowymi podmiotowi świadczącemu usługi księgowe.
Jak wybrać odpowiednią firmę świadczącą outsourcing usług księgowych?
Decyzja o podjęciu współpracy z firmą oferującą usługi outsourcingu księgowości składa się z dwóch etapów. W pierwszym z nich należy wyszukać dostępne na rynku podmioty świadczące profesjonalne usługi księgowe, a następnie dokładnie przeanalizować czynności, które wchodzą w skład ich ofert w ramach określonego w nich wynagrodzenia. Dokonując wyboru zleceniobiorcy należy wziąć pod uwagę nie tylko kwestie ekonomiczne, ale także jego kompetencje oraz doświadczenie w prowadzeniu księgowości.
Drugi etapem jest ustalenie ze zleceniobiorcą warunków współpracy sfinalizowane pisemną umową, która musi zawierać:
– wyszczególnione strony umowy,
– zakres obowiązków zleceniobiorcy,
– ustalone wynagrodzenie,
– czas trwania umowy na świadczenie usług księgowych,
– okres jej wypowiedzenia wiążący zarówno zleceniodawcę, jak i zleceniobiorcę.
Korzyści z outsourcingu usług księgowych
Jedną z największych korzyści, jaki niesie za sobą wynajęcie profesjonalnej firmy świadczącej usługi księgowe jest obniżenie kosztów prowadzenia ksiąg rachunkowych i podatkowych. Warto pamiętać, że zorganizowanie własnego działu księgowości wiąże się dla firmy z dużymi nakładami finansowymi. Prowadzenie księgowości wymaga zatrudnienia dodatkowego personelu, a więc ponoszenie kosztów związanych z jego okresowymi szkoleniami oraz zakresu bhp, badaniami lekarskimi, jak również z odprowadzaniem w jego imieniu regularnych składek ubezpieczeniowych. Wynajęcie firmy outsourcingowej eliminuje związane z powyższym koszty.
Outsourcing księgowości ma jeszcze jedna bardzo ważna zaletę – eliminuje również problem archiwizacji dokumentów oraz ewentualnymi kosztami z tym związanymi. Obowiązek archiwizacji leży wówczas po stronie podmiotu świadczącego usługi. Jest to więc idealnym rozwiązaniem dla firm, które mają możliwości gromadzenia dokumentów samodzielnie przez wzgląd na ograniczenia przestrzenne. Eliminuje także koszty wynajęcia dodatkowej firmy zajmującej się archiwizacją.
Ewentualne błędy
Firma zajmująca się outsourcingiem zatrudnia wykwalifikowanych pracowników, którzy są na bieżąco z kwestiami dotyczącymi prawa bilansowego oraz podatkowego. Z tego tytułu wynajęcie zewnętrznego podmiotu świadczącego usługi z zakresu księgowości wiąże się z przeniesieniem ryzyka ewentualnych błędów na zleceniobiorcę. Nazywa się to odpowiedzialność kontraktową.
Trzeba jednak podkreślić, że mimo tego przedsiębiorca jako podatnik w świetle prawa jest w pełni odpowiedzialny za kwestię podatków. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości w ich regulacji może ponieść odpowiedzialność karną lub administracyjną. Wówczas ma prawo wystąpić na drogę sądową w celu uzyskania odszkodowania od firmy outsourcingowej.
Artykuł powstał we współpracy ze specjalistami z GLC
